Handlingsplan for Turistforeningen for Sydfyn 2008-10

Missionen

Turistforeningen / turistbureauets arbejde bæres af følgende mission:
Turistforeningen skal medvirke til skabelsen af den størst mulige værditilvækst indenfor de turistrelaterede erhverv i bred forstand og dermed jobskabelse. Denne bestræbelse forfølges parallelt med foreningens historiske - og fortsat meget vigtige - opgave med at give besøgende turister den bedst mulige velkomst og service. Desuden skal Turistforeningen indirekte fremme områdets bosætning via kampagner og aktiviteter. Disse overordnede formål nås ved at drive og udvikle et professionelt service- og modtageapparat, fungere som lokal koordinator i forbindelse med projekter og begivenheder, gennemføre målrettet markedsføring og produktudvikling samt rådgive og informere myndigheder og virksomheder.

Som en naturlig følge af sammenlægningen med foreningen Maritimt Center Danmark lægges der også stor vægt på, at der ydes en særlig indsats for den maritime turisme bl.a. gennem opbygning af en koncentration af sejlførende træskibe og andre veteranskibe i området – samt en formidling af sejlads med disse fartøjer. Denne indsats kombineret med et udbud af aktiviteter relateret til det maritime miljø i og ved Maritimt Center Danmark skal medvirke til at styrke områdets profil som Danmarks oplevelsesmæssige maritime højborg.

Missionen er endvidere på en konkret måde at øge målgruppernes og gæsternes kendskab til Svendborg området som et unikt og attraktivt feriemål samt formidle de informationer og tilbud, der skal til for at sikre gæsten et succesfuldt og mindeværdigt ophold. Informationen sikres gennem en bred vifte af medier, der kan sikre, at gæsterne har den rigtige information på rette tid og sted.
Turistbureauet og dets virksomhed er kendetegnet ved et bredt udvalg af aktuel information gennem brochurer, skiltning og elektroniske medier samt engagerede og kompetente medarbejdere, der kender betydningen af en målrettet, personlig kommunikation.

Samarbejdsniveauer

Lokalt:
Som det vil fremgå af den i 2006 indgåede samarbejdsaftale mellem Fonden Fyntour / Syddansk Turisme, Svendborg Kommune og Sydfyns Turistforening, har Turistforeningen ansvaret for ” (…) service- og modtageapparatet (ikke mindst i henhold til Autorisationsordningen) foruden markedsførings- og udviklingsopgaver lokalt omfattende en eller flere (nabo-)kommuner, f.eks. samarbejdet i Det sydfynske Øhav.”

På det lokale Svendborg niveau forudsætter en succesfuld gennemførelse af Turistforeningens mål-sætninger et godt samarbejde med turisterhvervet, med byens foreninger og arrangører, samt ikke mindst med Svendborg Kommune. Turistforeningen udfører således gerne rådgivningsopgaver og deltager i kommunale tværfaglige arbejdsgrupper, f.eks. i forbindelse med lokalplanudarbejdelse, PR og bymarkedsføring samt kulturelle projekter. Det skal bemærkes, at Turistforeningen er meget opmærksom på vigtigheden af at tilgodese Svendborg Kommunes samlede geografi og det dermed afledte forstærkede potentiale!

Turistforeningen har allerede i dag et tæt praktisk samarbejde med Svendborg Kommune om løsningen af en lang række udviklings- og driftsopgaver. Det drejer sig f.eks. om udvikling af nye kommunale kort og skilte, byplansamarbejde, tovholderfunktionen for PR-udvalgets arbejde, deltagelse i Citta Slow samarbejdet, bearbejdning af det japanske marked med henblik på at tiltrække faglige besøgsgrupper, Naturturismeprojektet og Øhavs-stien, deltagelse i driften af M/S Helge samt konsulentydelser i andre forskellige sammenhænge.

Det sydfynske Øhav / Naturturismeprojektet:

Sydfyns Turistforening deltager sammen med de øvrige turistforeninger i Det sydfynske Øhav i et uformelt Øhavs samarbejde, hvor fælles kampagner og aktiviteter planlægges og gennemføres. Turistforeningen deltager desuden aktivt i Naturturisme I/S, f.eks. vedrørende videreudvikling af Øhavsstien m.m.. Det er fortsat Turistforeningens langsigtede vision at arbejde i retning af et formaliseret destinationssamarbejde i regi af Det sydfynske Øhav!

Det regionale samarbejde:

Sydfyns Turistforening ønsker at samarbejde tæt med Fonden Fyntour / Syddansk Turisme, Regionsrådet og de øvrige fynske hhv. syddanske turistbureauer, hvor dette skønnes formålstjenligt i forhold til at kunne fremme de lokale målsætninger.

Turistforeningen finder det væsentligt at bidrage aktivt til udformningen af den regionale turisme-strategi og ikke mindst deltage i udførelsen af de regionale projekter – gerne som underleverandør til det regionale turismeselskab i forbindelse med regionale udviklingsprojekter. Ligeledes ønsker Turistforeningen indflydelse på koordinationen og prioriteringen af fælles fynske turismetiltag, og bidrager derfor også med de fornødne personaleressourcer hertil!

Finansiering og økonomi:

Treårigt budget
Sydfyns Turistforening er en privat forening med et tæt samarbejde med både private og offentlige myndigheder. Turistforeningen har hidtil én gang årligt indsendt en motiveret ansøgning til Svendborg Kommune og tilbudt at præsentere oplægget til det kommende års aktiviteter for Økonomiudvalget / Byrådet. P.g.a. af aktiviteternes langsigtede karakter, kan aftalen med Svendborg Kommune om kommunal medfinansiering med fordel gøres flerårig. For perioden 2007 – 2009 blev der præsenteret en 3-års plan, desværre uden at kommunen tog stilling til denne. For 2008 er der atter indleveret en 1-års ansøgning, men der skal arbejdes videre med muligheden for at få en 3-års rammebevilling

Det kommunale basistilskud
Turistforeningens drift (basisøkonomi) finansieres dels af det kommunale tilskud, dels af kontingenter fra erhvervsvirksomheder og private, af markedsføringsbidrag og egne indtægter. Kommunens medfinansiering udgør p.t. knap 40 pct. af Turistforeningens bruttoomsætning på ca. 4,8 mio. kroner.

Kommuneelev
Vi håber naturligvis også på fortsat at kunne ansætte en ”kommuneelev”, når den nuværende elev bliver færdig i foråret 2008. Lønnen optræder ikke i vort budget, idet udgiften hertil igennem en længere årrække er blevet betalt direkte af Svendborg Kommune. Denne ordning håber vi også kan videreføres, da det er af vital betydning for turist-bureauets bemandingssituation.

Repræsentation

Svendborg Kommunes Byråd anmodes om fra sin midte at besætte én fast plads i Turistforeningens bestyrelse.

Turistchefen / bureauansatte stiller sig til rådighed for deltagelse i relevante kommunale arbejdsgrupper ligesom turistbureauet gerne stiller med medarbejdere i arbejdsgrupper i regi af de regionale turistorganisationer. Endelig kan turistchefen eller bestyrelsesmedlemmer deltage i regionalt bestyrelsesarbejde, der skønnes relevant for det turistfaglige arbejde.

Indsatsområder og målsætninger:

Service og information
Turistforeningen har hovedansvaret for serviceringen af områdets turister, borgere og samarbejds-partnere, når det drejer sig om tilvejebringelsen af turistinformation fysisk såvel som elektronisk. Der er fokus på høj servicekvalitet over for individuelle turister og grupper. Denne opgave udføres v.h.a. følgende prioriterede handlinger:
 Turistforeningen driver to autoriserede turistinformationer; turistbureauet på Centrumpladsen og turistinformationen i Lundeborg.
 Distribuerer materialer til overnatningssteder, attraktioner m.fl. således, at disse kan fungere som supplerende turistinformationer overfor overnattende gæster.
 Udarbejdelse og udgivelse af turistbrochurer, temafoldere og kortmaterialer
 Medvirke til en forbedret skiltning, infotavler, digitale standere og skærme, opstilling af nye digitale velkomstportaler ved indfaldsveje
 Udvikling af on-line services fra turistbureauets hjemmeside, der løbende forbedres
 Øge turistbureauets salg af souvenirs, bøger, kort m.v.
 Udvikling af transporttilbud til områdets gæster, f.eks. shuttlebus service

Markedsføring
Turistforeningen er det koordinerende led i den fælles markedsføring af Svendborg området, det være sig både den generelle turistmarkedsføring, synliggørelsen af tema- og netværksprodukter og by-markedsføringen i regi af bl.a. Svendborg Kommunes PR-udvalg. Samarbejdspartnere og bidragydere er både offentlige og private aktører. Markedsføringen foregår på tre forskellige niveauer; som Svendborg, i regi af det Sydfynske Øhav / Naturturismeprojektet eller i samarbejde med regionsselskabet. Principperne for prioriteringen af aktiviteter er:
 Produktion og distribution af brochurer
 Internet markedsføring
 TV spots
 PR-udvalgsaktiviteter
 Erhvervsturisttiltag / Ambassadørprojektet / udvikling af incentives
 Pressebearbejdning
 Partnerskaber, langsigtede pakkeløsninger
 Markedsføring af tematiserede oplevelser
 PR-aktiviteter i forbindelse med Svendborg motorvejen + motorvejsdistribution
 Arbejde bevidst med slogans og design, elementer af genkendelse
 Fokus på specifikke målgrupper og nærmarkeder

Koordination og udvikling af begivenheder
Ligesom Turistforeningen koordinerer en række markedsføringsaktiviteter, deltager foreningen tillige i koordineringen af eksisterende begivenheder. Turistforeningen satser desuden målrettet på udvikling af nye begivenheder, der kan være med til at sætte Svendborg på det nationale landkort. Dette sker ofte i et tæt samarbejde med andre initiativtagere og ikke mindst i regi af det kommunale PR-udvalg. Konkret er følgende opgaver prioriteret:
 Udvikling af nye tematiserede begivenheder, herunder give praktisk, administrativ, markedsføringsmæssig og økonomisk (PR-udvalget) opbakning til arrangører
 Ansvarlig for koordination, planlægning og gennemførelse af PR-udvalgets aktiviteter
 Medvirken i skabelsen af events indenfor velvære, Sport Study Sydfyn, ”det maritime” m.m.
 Medvirke til opdateringen af begivenhedskalendere og distribution af disse til turisterhvervet
 Sikre tværgående koordination mellem private og offentlige aktører
 Tage initiativ til turistrettede aktiviteter, byvandringer etc.
 Deltage i ”Ren By” aktiviteter, der medvirker til byens og områdets omdømme
 Deltage i etablering og udvikling af Svendborg som Citta Slow partner
 Samarbejde med Svendborg kommune omkring tiltrækning af japanske studiegrupper såvel som grupper af japanske turister

Produktudvikling og salg
Turistforeningen er ansvarlig for udviklingen af sydfynske tematiserede feriepakker af forskellig art og varighed. Disse oplevelsespakker vil primært bestå af produkter, der går på tværs af enkeltvirksomheder og kan genereres lokalt, men ofte også i et partnerskab med Det sydfynske Øhav, Naturturismeprojektet og / eller Syddansk Turisme / Fyntour. Det bør nævnes, at det er hensigten, at fortsætte det tætte samarbejde med Fonden Fyntour om salg og markedsføring af fynske cykel- og kultur feriepakker. Sydfyns Turistbureau har i flere år løst den dermed forbundne kontraherings- og bookingopgave og denne arbejdsdeling forventes videreført, ligesom turistbureauet deltager i udviklingen af en ny digital bookingplatform i regionalt regi. Turistforeningen ønsker de næste år at prioritere følgende opgaver:
 Fortsat driftsansvar og deltagelse i videreudviklingen af regionale temaferiepakker i samarbejde med Fyntour / Syddansk Turisme
 Udvikling af miniferie oplevelser med udgangspunkt i såvel Det sydfynske Øhav / Natur-turismeprojektets geografi (f.eks. golf, maritime oplevelser, kulinariske temaer og kunst og kunsthåndværk) som Svendborg området, hvor f.eks. det maritime, velvære og idræt kunne være oplagte temaer
 Udvikling og salg af feriepas og rabatbilletter og ”pakker” i samarbejde med turisterhvervet og relevante transportselskaber, herunder især rederier
 Regionale udflugter og temature

Sekretariatsopgaver
Turistforeningen og Turistbureauet deltager i en lang række projekter, hvor ovennævnte prioriteter tilgodeses på den ene eller anden måde. Derudover fungerer turistbureauet som tovholder og sekretariat for en vifte af netværk, projekter og arrangører. Endelig servicerer Turistbureauet eventuelle lokale kongresser og begivenheder. Turistforeningen betragter sekretariatsvirksomheden som en væsentlig opgave nu og fremover. Hér skal nævnes de vigtigste i uprioriteret rækkefølge:
 Det kommunale PR-udvalg
 Den fynske turistchefgruppe og Samvirkende fynske Turistforeninger
 Naturturisme I/S
 Turistsamarbejdet i Det sydfynske Øhav
 Golfnetværket Golf Sydfyn – Faaborg, Svendborg og Langeland
 Kulinarisk Sydfyns Fødevaremarked
 M/S Helge
 Ambassadørprojektet
 Hotelgruppesamarbejdet
 Lokalt styregruppesekretariat for Øhavets Dag
 Film Træf Svendborg sekretariat i samarbejde med Svendborg Erhvervskontor
 Formandsgruppen – et dialogforum mellem Handelsstandsforeningen, Erhvervskontoret, Shopping Svendborg og Turistforeningen
 Kulturnetværk Svendborg (et uformelt forum, der mødes et par gange om året)
 TRS - Turistbureauer i Region Syddanmark (bestyrelsespost)



Svendborg, den 27. august 2007

Allan Mariager Carsten V. Nielsen
Formand         Turistchef